多くの企業で利用されているexcelですが、「脱エクセルとは何か」「なぜ今見直しが必要
なのか」と疑問に思う方も少なくありません。
本記事では、システム移行が求められる背景や具体的なメリット、失敗しない移行方法につ
いて解説します。
さらに、現場の課題を解決した成功事例も紹介するため、自社に適した運用を見つけるため
の参考にしてください。
なぜ今「脱エクセル」が必要とされるのか？
企業がシステムの移行を進める最大の理由は、従来のファイル管理では対応しきれない業務
の限界が顕在化しているためです。
テレワークの普及や扱うデータの肥大化に伴い、過去の運用方法では生産性の低下を招きか
ねません。
また、全社的なdxを推進するうえで、データのリアルタイム共有や業務プロセスの見直し
が急務となっていることも大きな要因です。
「秘伝のタレ」化したマクロなど属人化による業務停滞
業務効率化のために組まれた複雑なマクロやVBAは、特定の担当者しか仕組みを理解できな
い「ブラックボックス化」を招きがちです。
社内で「Excelの神」と呼ばれるような特定のスキルを持った人物に頼り切った運用を続け
ると、その担当者が異動や退職をした途端に誰もファイルを修正できなくなります。
エラーが発生しても原因を特定できず、かえって業務が停滞するリスクが高まります。
このような過度な属人化を防ぎ、誰でも等しく業務を遂行できる体制を整えるためにも、標
準的なシステムへの移行が求められています。
バージョン管理が煩雑で「どれが最新か」わからない
ファイルをメールでやり取りしたり、共有フォルダで各自が編集して保存したりすると、類
似した名前のファイルが大量に生成されます。
その結果、「どれが最新のデータか」がわからなくなり、古いファイルをもとに作業を進め
てしまうミスが頻発します。
また、担当者ごとに異なるバージョンのファイルを手元で管理していると、最終的にデータ
を統合する際に多大な時間と労力を要します。
常に最新の情報を一元的に扱う環境へ移行することは、誤った判断を防ぎ、余計な確認作業
をなくすための重要なステップです。
ファイルが重すぎて開くだけで時間がかかる
表計算ソフトは本来、個人のデータ処理やグラフ作成に優れたツールですが、数万件に及ぶ
大規模なデータベースとして活用するには限界があります。
長年のデータが蓄積されたファイルは容量が肥大化し、開くだけで数分かかったり、マウス
をスクロールするたびに画面がフリーズしたりする問題が発生します。
また、複雑な関数を多用していると、値を入力するたびに再計算が走り、パソコン全体の動
作に悪影響を及ぼすことも少なくありません。
このような待ち時間の積み重ねは、従業員のストレスを増大させ、作業効率を著しく低下さ
せます。
同時編集できずテレワークの妨げになる
従来のローカル保存を前提とした運用では、複数人が同じファイルを同時に編集できませ
ん。
誰かがファイルを開いている間は「読み取り専用」になってしまうため、他のメンバーは作
業の完了を待つ必要があります。
特にテレワークが普及した現在、オフィス外から社内ネットワーク上のファイルにアクセス
する際の遅延も相まって、チームでの円滑な情報共有が困難になっています。
場所や時間を問わず、複数人が同時にアクセスして作業を進めるためには、クラウドに対応
した新しいツールの導入が不可欠です。
脱エクセルで得られる5つのメリット
現場の作業効率やデータ活用の精度は、システムを見直すことで飛躍的に向上します。
ここでは、新しい仕組みやツールへ移行することによって具体的にどのようなメリットが得
られるのかを5つの視点から紹介します。
日々の煩雑な手作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中できる環境を整えるため
のヒントをまとめました。
リアルタイムでの情報共有と共同作業が実現する
クラウド型のサービスや専用システムを導入することで、いつでもどこでも最新のデータに
アクセスできるようになります。
複数人が同時にログインして同じ画面上で編集作業を行えるため、ファイルの順番待ちが発
生しません。
入力されたデータは即座に反映され、離れた場所にいるチームメンバーともスムーズに連携
できます。
また、進捗状況や変更履歴がリアルタイムで可視化されるため、報告のためのメール作成や
会議の時間を大幅に削減できるという利点もあります。
業務プロセスが標準化され属人化を解消できる
専用のツールを活用して定型の入力フォーマットやワークフローを構築すれば、誰が操作し
ても同じ手順で処理を進められます。
複雑な数式やマクロに頼る必要がなくなり、担当者の個人的なスキルに依存したブラックボ
ックス化を未然に防ぐことが可能です。
万が一、現在の担当者が不在になったり新しいメンバーが加入したりしても、業務の引き継
ぎがスムーズに行えます。
作業の属人化が解消されることで、特定の従業員に負担が偏る状況を改善し、組織全体の生
産性向上をもたらします。
誰でも同じ品質で作業できるようになる
システム化によって入力項目や必須条件が明確になると、データの入力漏れや人為的なミス
を大幅に減らすことができます。
個人的な判断による書式の変更や勝手なルール追加ができなくなるため、常に一定の品質を
保ったデータが蓄積されます。
また、集計や分析の手間が省けるため、経験の浅い従業員でもベテランと同じ水準で情報を
扱うことが可能です。
なお、単純な計算など手軽な利便性を残すべき場面では「活エクセル」として使い分けるこ
とで、無理なく質の高い業務を継続できます。
データの一元管理でバージョン違いの混乱がなくなる
すべての情報が1つのシステム上に集約されるため、各自のパソコン内に散在するファイル
を探し回る必要がなくなります。
クラウド上のデータベースを直接更新する運用に切り替えることで、誤って古いデータを上
書きしてしまうトラブルを完全に防げます。
また、システム側で自動的に変更履歴や過去のデータが保存されるため、いつでも必要な時
点の状態へ遡って確認することが可能です。
これにより、正確な情報に基づく迅速な意思決定が実現します。
複数人での円滑なデータ管理には欠かせない要素です。
アクセス権限の設定でセキュリティを強化できる
重要な顧客情報や財務データを個別のファイルとして持ち歩いたり、メールで送信したりす
ると、誤送信による情報漏えいの危険性が高まります。
一方、新しいシステムでは、ユーザーや部署ごとに「閲覧のみ」「編集可能」といった細や
かなアクセス管理を設定できます。
誰がいつデータにアクセスし、どのような操作を行ったかの履歴をログとして保存すること
も容易です。
強固なセキュリティ環境を構築することで、外部からの脅威だけでなく、内部の不注意によ
るインシデントのリスクも最小限に抑えられます。
脱エクセルを進める上での注意点
多くの利点がある一方で、無計画にシステム移行を進めると社内の混乱を招く恐れがありま
す。
新しい方法を定着させるためには、事前に想定されるハードルを把握し、対策を講じておく
ことが欠かせません。
移行プロジェクトをスムーズに進めるために気をつけるべき2つの重要な注意点を整理しま
した。
現場の従業員から反発が起きる可能性
長年使い慣れたソフトから新しいシステムへ移行する際、操作方法が変わることに抵抗を感
じる従業員は少なくありません。
「今のままでも仕事は回っている」「覚えるのが面倒だ」といった理由から、現場から強い
反発の声が上がることも想定されます。
この問題を回避するには、なぜ移行が必要なのか、従業員にとってどのような負担軽減のメ
リットがあるのかを丁寧に説明し、理解を得るプロセスが不可欠です。
一部の部署で試験的に導入し、使い勝手をフィードバックしてもらうなど、現場に寄り添っ
た対応が求められます。
新しいツールの導入や教育にコストがかかる
代替となるツールを導入するには、初期費用や月額のライセンス料金といった金銭的なコス
トが発生します。
さらに、従業員が新しいシステムを使いこなせるようになるための研修や、マニュアル作成
といった教育面での時間的コストも考慮しなければなりません。
運用が軌道に乗るまでは、一時的に現場の作業負担が増加するケースもあります。
そのため、導入前に費用対効果をしっかりと試算し、長期的な視点で削減できる作業時間や
人件費と照らし合わせて、自社の予算に見合った最適な選択を行う必要があります。
【目的別】脱エクセルの代表的な代替ツール
表計算ソフトの代わりとなるシステムは多岐にわたり、自社の課題や目的に合わせて最適な
ツールを選ぶことが成功の鍵となります。
導入のハードルや解決したい業務内容に応じて、代表的な代替手段の種類とそれぞれの特徴
を整理しました。
自社の状況に照らし合わせて検討してください。
手軽に始めたいなら「Googleスプレッドシート」
コストを抑えてすぐに共同編集の環境を整えたい場合は、Googleスプレッドシートが最適
です。
基本的なインターフェースや操作感が既存のソフトと似ているため、現場の従業員も抵抗感
なく使い始めることができます。
Webブラウザ上で動作するため、複数人が同時に同じファイルを編集でき、変更内容はリ
アルタイムで自動保存されます。
大規模なデータ処理や複雑なマクロの完全な代替には向きませんが、少人数でのタスク管理
や簡単な集計作業の効率化には非常に効果的な選択肢です。
業務に合わせて柔軟にアプリ化するなら「ノーコード/ローコードツール」
プログラミングの専門知識を持たない現場の担当者でも、ドラッグ＆ドロップなどの直感的
な操作でシステムを構築できるのがノーコード/ローコードツールです。
既存のファイルを読み込んで、あっという間にWebデータベース化できる製品も多く存在
します。
自社の独自の業務フローや承認プロセスに合わせて画面や機能をカスタマイズできるため、
かゆいところに手が届く柔軟性が魅力です。
情報システム部門の負担を減らしつつ、現場主導で業務改善を進めたい企業に高く評価され
ています。
顧客管理や営業活動を効率化するなら「CRM/SFA」
営業部門でバラバラに管理されがちな顧客情報や商談の進捗状況を統合するには、CRM
（顧客関係管理）やSFA（営業支援システム）の導入が有効です。
担当者ごとの商談履歴や次回の対応予定をチーム全体で可視化できるため、迅速なフォロー
アップが可能になります。
また、受注見込みなどのデータを自動でグラフ化する機能も備わっており、会議資料を作成
する手間も省けます。
大規模な案件をチームで動かす際のプロジェクト管理としても機能し、属人的な営業スタイ
ルからの脱却を強力に後押しします。
特定業務に特化して効率化するなら「勤怠管理システム」などの専用ツール
出退勤の記録や経理部門での経費精算、在庫管理といった特定の業務プロセスが確立されて
いる場合は、その分野に特化した専用システムの導入が最も確実です。
例えば勤怠管理システムであれば、法改正に伴う残業時間の上限規制や有給休暇の管理とい
った複雑な条件も自動で処理してくれます。
専用ツールはスマートフォンからの入力や外部システムとの連携機能を備えていることが多
く、集計作業を劇的に削減します。
用途が明確なため、導入効果が見えやすく、投資の回収が早いという特徴があります。
失敗しない！脱エクセルを成功させる4つのステップ
新しいシステムを社内に定着させるためには、計画的なアプローチが不可欠です。
いきなりすべての業務を切り替えると現場の混乱を招くため、段階を踏んで着実に進める方
法をとる必要があります。
移行プロジェクトを円滑に進め、確実な成果を上げるための4つの実践的なステップを紹介
します。
Step1. 現状のExcel業務を洗い出し課題を明確にする
まずは、社内のどの部署で、どのような目的のためにexcelが使われているのかをすべてリ
ストアップします。
単純な表計算から複雑なマクロを組み込んだ台帳まで、実態を正確に把握することが出発点
です。
そのうえで、「ファイルの動作が重い」「最新版がわからない」「入力ミスが多い」といっ
た具体的な課題をヒアリングし、各業務のどこにボトルネックが存在するのかを明確にしま
す。
この現状分析を丁寧に行うことで、次にどのような機能を持ったシステムが必要になるかの
要件定義がスムーズに進みます。
Step2. 移行する業務の優先順位を決める
洗い出したすべての業務を一度にシステム化するのは現実的ではありません。
データ量が多く複数人で共有する頻度が高い業務や、手作業によるミスが深刻な影響を及ぼ
す業務など、改善効果の大きいものから優先的に着手します。
逆に、個人で完結する単純なメモや一時的な計算式などは、そのまま残しておく判断も必要
です。
プロジェクト管理の視点から、移行にかかる期間と現場の負担を天秤にかけ、短期的に成果
を出しやすい領域を見極めてロードマップを作成します。
Step3. 目的に合ったツールを選定し、スモールスタートで試す
優先順位が決まったら、要件に合致するシステムを複数ピックアップし、無料トライアルな
どを活用して比較検討を進めます。
操作性やセキュリティ、コスト要件を満たしているかを確認したうえで、まずは一部の部署
や小規模なチームに限定して導入します。
このスモールスタート期間中に現場から実際の使い勝手に関する意見を吸い上げ、設定の微
調整や入力項目の最適化を実施してください。
小さな成功体験を積み重ねることで全社展開に向けた課題を早期に発見し、リスクを最小限
に抑えられます。
Step4. データを移行し、社内への定着を図る
試験運用で効果が確認できたら、既存のデータを新しいシステムへ移行し、本格的な運用を
開始します。
この段階で最も重要なのは、従業員に対する継続的なサポート体制の構築です。
わかりやすい操作マニュアルを準備し、定期的な説明会やヘルプデスクを設けることで、現
場の不安を取り除きます。
新しい仕組みが社内の標準ルールとして完全に定着するまで伴走を続けることで、当初の目
的であった業務効率化が達成され、全社的なdx推進の強固な基盤が完成します。
脱エクセルSで業務改善を実現した成功事例
実際に新しい仕組みを取り入れ、課題を克服した企業の取り組みを知ることは、自社の計画
を立てるうえで非常に役立ちます。
現場の負担軽減と作業効率の向上を達成した具体的な成功事例を3つ取り上げます。
他社がどのようなアプローチで改善を実現したのか、参考にしてください。
事例1：申請フローの電子化でPC管理業務の工数を大幅に削減
全国に多数の拠点を持つある企業では、数千台に及ぶPC機材の管理と新規発注の申請を紙
と表計算ソフトで処理していました。
拠点からの問い合わせ対応や手入力の転記作業に追われ、担当者の負担が限界に達している
状況でした。
そこでWebデータベースを導入し、機材情報の一元化と申請フローの完全電子化を実施し
ました。
各拠点で最新の貸出状況を直接確認できるようになり、返却期限の通知も自動化されたこと
で、管理コストが従来の3分の1にまで圧縮されたという画期的な事例です。
事例2：問い合わせ管理の一元化で顧客対応のスピードが向上
ある組織では、顧客からの問い合わせ受付から現地対応までの進捗を、複数のチームが個別
のファイルに記録する運用を行っていました。
そのため情報共有にタイムラグが生じ、対応漏れや履歴の確認に膨大な時間を費やすという
課題を抱えていたのです。
この状況を改善するため、共有データベースを構築して受付状況をリアルタイムで可視化す
る仕組みを導入しました。
進捗が一目でわかるようになった結果、トラブルを未然に防ぐ人員配置が可能となり、顧客
満足度の向上と業務のスピードアップを同時に実現しています。
事例3：Webデータベース導入で大量の申込処理を人員増なしで対応
ふるさと納税の申し込みが急増したある自治体では、データを管理していたファイルの容量
が限界を超え、検索するだけでフリーズする現象が頻発していました。
繁忙期にはシステムトラブルへの対応だけで多大な時間を奪われる事態に陥っていたので
す。
そこで、直感的な操作が可能なWebデータベースを導入し、わずか3ヶ月で新しい管理シス
テムを稼働させました。
軽快な動作と帳票の自動出力機能により、申し込み件数が大幅に増加しても処理スピードを
落とさず、従来と同じ人員体制のまま乗り切ることに成功しています。
脱エクセルに関するよくある質問
新しいシステムへの移行を検討する担当者から寄せられる疑問とその回答をまとめました。
「なぜ今までのやり方を変える必要があるのか」「失敗しないためにはどうすればよいか」
など、具体的な懸念点を解消するための参考にしてください。
Excelの利用を完全にやめるべきですか？
完全にやめる必要はありません。
個人のデータ分析や一時的な集計など、得意な領域ではそのまま利用すべきです。
複数人での情報共有などは専用システムへ移行し、適材適所で使い分ける「活エクセル」の
視点を持つことが効果的です。
脱エクセルに失敗する主な原因は何ですか？
最大の原因は、目的を明確にせずにツールを導入することです。
現場の課題を無視して強制的に移行を進めると、操作性の変化による反発を招きます。
自社の業務フローに合わないシステムを選ぶことが、定着に失敗する主な理由です。
ツール導入の費用はどのくらいかかりますか？
利用する製品やユーザー数によって大きく変動します。
手軽なクラウドサービスであれば1アカウント月額数百円から導入可能です。
一方、カスタマイズが豊富なシステムは数十万円の初期費用が発生することもあるため、予
算に応じた比較検討が必要です。
まとめ
本記事では、「脱エクセルとは何か」という基礎知識から、システムの移行手順や具体的な
事例について解説しました。
excelは優れたソフトですが、組織全体のデータ共有や作業の標準化を進めるには、限界を
見極めて最適なツールへ置き換えるアプローチが求められます。
すべての作業を一度に変えるのではなく、自社の課題を明確にしたうえで、スモールスター
トで確実な定着を図る手法が業務改善の確実な第一歩となります。